Al hilo de este importante pronunciamiento judicial se reabre nuevamente el debate acerca de qué tipo de datos personales del trabajador puede recabar una empresa en el marco de una relación laboral
La reciente sentencia de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional del 10 de febrero de 2020 determina con rotundidad que no es ajustada a derecho la práctica empresarial ─ampliamente extendida en el sector de la seguridad privada─ consistente en requerir a los trabajadores de nueva incorporación que declaren por escrito que en los últimos 5 años carecen de antecedentes penales en vigor.
Al hilo de este importante pronunciamiento judicial se reabre nuevamente el debate acerca de qué tipo de datos personales del trabajador puede recabar una empresa en el marco de una relación laboral, y cuál es el modo adecuado de hacerlo sin que ello suponga una violación de sus derechos fundamentales. Esta decisiva resolución, junto con otras dos relevantes sentencias del Tribunal Supremo del 2015 y 2019, ha comenzado a sentar los cimientos acerca de la licitud de recoger determinados datos del trabajador, tales como el correo electrónico o móvil personal, el uso de su imagen y, ahora, sus antecedentes penales. Así pues, siguiendo la evolución de los últimos pronunciamientos de nuestros tribunales, a continuación, se exponen los requisitos que ha de cumplir todo empresario para recoger determinados datos de sus empleados:
1. En primer lugar, la regla general para todo tratamiento de datos, esto es, la recogida, organización, conservación, consulta o destrucción, entre otras acciones, de cualquier dato de un trabajador solo será lícito si este ha prestado su consentimiento expreso. En este sentido, tal como determinó el Tribunal Supremo en su sentencia de 21 de septiembre de 2015, dicho consentimiento habrá de ser inequívoco, no pudiendo realizarse a través de una cláusula tipo incorporada al contrato.
2. En segundo lugar, la normativa ha previsto alguna excepción a esta regla general, entre ellas, que el tratamiento resulte necesario para la ejecución del contrato. Entonces ─y solo entonces─, no será preciso requerir explícitamente el consentimiento al trabajador.
Por su parte, la Sentencia del Tribunal Supremo de 10 de abril de 2019 también supuso un hito importante en la materia, que precisamente ahora ha servido de base a la Audiencia Nacional para emitir su fallo. En esta resolución, nuestro Alto Tribunal determinó que el consentimiento del trabajador no es necesario cuando los datos “se ceden en el marco del cumplimiento de un contrato de trabajo cuyo objeto lo requiere”.
3. Por último, y es aquí donde radica la principal novedad introducida por la Audiencia Nacional: determinadas categorías de datos, como son los antecedentes penales, tienen a su vez un régimen jurídico propio, por lo que, su recogida por parte de la empresa, además de cumplir las anteriores reglas, solo podrá llevarse a cabo cuando exista una habilitación legal que faculte a esta para recabarlos.
Así pues, la mencionada sentencia concluye que de la normativa del sector de seguridad privada no cabe inferir que las empresas estén facultadas para recabar datos referentes a condenas penales de los vigilantes de seguridad, dado que la expedición de las tarjetas de identificación personal -para las cuales es necesario que el trabajador carezca de antecedentes penales en vigor- es competencia exclusiva del Ministerio del Interior. En este sentido, apenas existen normas que otorguen la posibilidad a las empresas de realizar este tipo de prácticas. Uno de los casos más relevantes se encuentra en la Ley 26/2015, que prevé la obligación de que toda persona que opte por un trabajo en el que exista contacto habitual con menores acredite no haber sido condenado por sentencia firme por una serie de delitos concretos, tales como agresión sexual, acoso sexual, exhibicionismo, prostitución...
En definitiva, tres son las reglas que ha de cumplir todo empleador para recabar datos de sus trabajadores: (i) la obtención del consentimiento expreso; (ii) no es preciso el consentimiento cuando el dato se recoge en el marco de un contrato de trabajo cuya ejecución lo requiere necesariamente; y (iii) determinadas categorías de datos exigen el cumplimiento de requisitos adicionales, tales como una habilitación legal para su tratamiento. Solo si se respetan estos límites, será legítima la intromisión del empresario y válida la recogida y uso de los datos.
Indudablemente la existencia de una relación laboral supone la sumisión de ciertos aspectos de la actividad humana a los poderes empresariales, pero la celebración de un contrato de trabajo no puede implicar la privación de los derechos que nuestra Constitución reconoce al trabajador como ciudadano, por lo que el empleador deberá respetar siempre y en todo caso las reglas básicas establecidas en la normativa de protección de datos si desea que la utilización de los datos de sus trabajadores no sea declarada ilícita por nuestros tribunales. En este sentido, contar con un buen asesoramiento de un experto en Derecho Laboral será imprescindible para garantizar el correcto tratamiento.
Ana Belén Barbero Castejón, asociada del área de Derecho Laboral de Cuatrecasas.
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