“The Key, la clave está en ti”
Desde que se crea el concepto del evento hasta su celebración hay que ensamblar muchas piezas. Se trata de construir un puente que nos permita llegar al día D con todo listo para triunfar. Ese puente es la logística, esencial y a menudo eclipsada por la parte escénica.
De hecho, cada vez son más las empresas que deciden separar la gestión de ambas partes. Así lo hizo Prosegur. CWT Meetings & Events se encargó de que invitados y ponentes llegarán a su Convención Internacional 2018, que se desarrolló en torno al eslogan “The Key, la clave está en ti”. Desplazar a más de 500 personas desde distintos países hasta El Escorial (Madrid) requiere mucha planificación y coordinación. Así afrontaron el reto.
La mayoría de los asistentes venían de Latinoamérica, pero también llegaron desde China, Australia o Filipinas. A través de una web consiguieron agilizar los trámites de gestión para la reserva de vuelos y habitaciones. Los asistentes dejaban sus datos personales, una copia de su pasaporte, las preferencias de llegada y salida del país -dentro de unos plazos-, y cualquier información relevante para su participación en la convención. “Gestionar los vuelos de llegada y salida, los desplazamientos internos y las medidas de seguridad, los seguros médicos en el extranjero y las políticas de empresa para un grupo de estas dimensiones, con integrantes de más de veinte países, es muy complicado, pero también un desafío muy interesante para el equipo”, explica Paz Martos, directora de CWT Meetings & Events España.
Cuestión de seguridad. Prosegur predica con el ejemplo y la seguridad fue un aspecto clave en todo el proceso. La aplicación de la política de traslados de la compañía hizo que la logística se convirtiera en un gran reto. Había que tener en cuenta las preferencias personales de los viajeros, en cuanto a compañías, horarios, etc., y hacer que todos llegaran en unos plazos ajustados para hacer que la convención fuera un éxito, incluso antes de empezar. Durante los días del evento, los asistentes se hospedaron en varios hoteles Euroforum, situados entre El Escorial y Segovia. Esas gestiones las realizó Prosegur, llevando así parte de la responsabilidad logística.
Entre bambalinas. La logística no se reduce solo al antes y el después, también durante el evento, en el directo, hay que velar porque todo esté controlado y (incluidas todas las actividades relacionadas) se cumplan las expectativas. La cena de gala y la entrega de los Premios Valores Prosegur, que pusieron el colofón a la convención, presentaron varios desafíos logísticos. La cena se celebró en una antigua nave industrial, a la que los invitados llegaron en veinte autobuses. El acceso era de sentido único, por lo que se organizó la llegada escalonada, tanto para dejar como para recoger a los asistentes.
Para las actividades post convención se trasladaron a Madrid y, posteriormente, CWT M&E también se ocupó de reservar alojamientos y organizar los desplazamientos para que 60 personas participaran en una reunión interna que se celebró en La Coruña. “Conciliar las necesidades logísticas y los objetivos comunicativos y presenciales en un evento, sobre todo si está gestionado por distintas empresas, es imprescindible. Si una de las partes falla, la otra también sufre las consecuencias”, concluye Paz Martos.
No hay comentarios:
Publicar un comentario